Seorang rekan berkata "Kalaupun tidak ada wewenang prosedurnya, data itu milik ILUNI Ars..."
Secara prinsipnya, sebagai alumni dan anggota Iluni justru ini yang kita harapkan.
Sudah selayaknya diera digital ini diperlukan menata kewenangan dan prosedur dalam AD ART Iluni agar proses pendataan alumni bisa berkesinambungan.
Database Alumni harus dilihat sebagai Valuable Asset. Pertama, untuk membantu pengembangan pendidikan dan kedua agar bermanfaat bagi sesama alumni.
Selama ini, tidak begitu yang terjadi. Yang terjadi, pendataan yang tidak berkesinambungan, hanya ramai disaat data alumni diperlukan suaranya untuk pemilihan2 ketua; atau alumni dimanfaatkan sebagai kocek pendanaan.
Tahun 2000 saya membantu untuk pendataan alumni secara digital. Itu dasarnya dulu UIArch ini dibuat.
Data awal itu dikompilasi dari beragam pencatatan yang dilakukan rekan2 alumni waktu itu secara sukarela, baik dari kegiatan formal Iluni Arsitek atau kegiatan2 informal lainnya. Setelah selesai, semua database berikut sistem aplikasinya diserahkan pengelolaannya ke pengurusan Iluni waktu itu.
Selanjutnya, mati suri, tidak berjalan lama mungkin karena tidak adanya tenaga pengelola atau tanpa serah terima, delegasi yg jelas kepengurus selanjutnya...
19 tahun kemudian ...
Saat kumpul2 dengan beberapa rekan alumni, Kim Mei datang kesaya menyodorkan kertas formulir untuk diisi. Katanya Iluni sedang melakukan pendataan alumni. Kisah selanjutnya bisa dibaca dari link ini - https://uiarch.net/blog/tentang-data-alumni/
Database Alumni | Siapa pemilik copyright dari database alumni?
Didunia, legitimasi database diera digital pada dasarnya masih merupakan suatu hal yang baru dan terdapat banyak area abu2 belum memiliki kejelasan secara legalitas.
Database mahasiswa Departemen Arsitektur UI copyright data itu mutlak ada ditangan Departemen Arsitektur UI, FTUI dan Universitas Indonesia. Semua data pribadi seseorang yg diterima harus tersimpan kedalam database universitas. Pribadi yang namanya tercantum didatabase universitas tidak mempunyai hak untuk merubah data pribadinya.
Database Alumni berbeda. Setiap lulusan program yg ada di Departemen Arsitektur UI secara otomatis menjadi anggota Iluni.
Iluni berkewajiban mendata anggotanya dan mengelola data tersebut berkesinambungan. Secara legalitasnya Iluni mempunyai hak mendata Nama, Angkatan dan Program yang diikuti anggotanya.
Nama, Angkatan maupun Program adalah Public Domain. Data Pribadi bukanlah Public Domain, ini harus memiliki mekanisme sendiri. Iluni tidak mempunyai hak untuk mendata data2 yang bersifat pribadi dari anggotanya. Kecuali anggota yang memang sukarela bersedia data pribadinya tercatat dan Iluni memberi akses ke sistem dimana anggota bersangkutan bisa merubah, menghapus data pribadinya.
Semua sistem didunia bisa menyimpan data seseorang, selama sistem itu menyediakan Privacy Policy, Terms Of Service, Form Registrasi serta menyediakan fungsi untuk menghapus data dari pendaftaran.
Facebook, LinkedIn, Instagram dan UIArch menyediakan fungsi yang disyaratkan.
Diera keterbukaan kita harus merubah mindset birokrasi yang usang. Iluni itu bukan kuasa pengurus Iluni, melainkan milik semua anggota Iluni.
Agar Iluni menjadi milik anggotanya, kedepan semua mekanisme prosedur pendataan alumni seyogyanya masuk secara jelas dan rinci kedalam AD/ART Iluni itu sendiri. Tujuannya agar Copyright Database Alumni ini ada legitimasinya.
Semoga bermanfaat.